Importer les listes de classe et inviter les familles

Avant de commencer

Les administrateurs et les gestionnaires de la liste des élèves peuvent importer. Configurez d’abord l’année scolaire (Paramètres, puis Année scolaire).

• Une ligne par enfant, avec le prénom, le nom de famille et la classe.
• Facultatif : le numéro d’élève, le prénom usuel, l’année, et jusqu’à deux tuteurs par enfant, chacun avec un courriel et un nom.
• Jusqu’à 2 Mo et 5 000 lignes, en format CSV (dans votre tableur, utilisez Enregistrer sous ou Exporter).

Importer le fichier

1. Ouvrez Paramètres, puis Importer. Vous pouvez aussi sélectionner « Importer » dans Classes.
2. Sélectionnez « Télécharger le modèle » pour un fichier avec les bonnes colonnes, dans la langue que vous utilisez dans Luncheezy. Votre propre fichier convient aussi : les noms de colonnes courants en français ou en anglais sont reconnus.
3. Choisissez votre fichier CSV, vérifiez que chaque champ est associé à la bonne colonne, puis sélectionnez le bouton de vérification, par exemple « Vérifier 120 lignes ».
4. Passez les lignes en revue. Chacune indique Nouveau, Mise à jour, Aucun changement, Quitte 3A, ou ce qui est à corriger.
5. Laissez la case d’invitation cochée, par exemple « Envoyer une invitation par courriel à 45 tuteurs », et sélectionnez « Importer 120 enfants ».

Les enfants déjà inscrits sont mis à jour, jamais retirés. Un fichier vérifié est conservé 24 heures.

Lignes à corriger

Ces lignes sont ignorées. Sélectionnez-en une pour voir pourquoi, corrigez votre fichier et importez-le de nouveau : les enfants déjà importés indiquent Aucun changement.

• Classe 4B introuvable : corrigez le nom dans votre fichier, ou sélectionnez « Créer la classe 4B » dans le menu de la ligne.
• Courriel du tuteur manquant : si votre fichier a une colonne de courriel du tuteur, chaque nouvel enfant a besoin d’au moins un courriel.
• Un enfant portant ce nom est déjà en 3A : Luncheezy ne devine jamais. S’il s’agit du même enfant, utilisez « Changer de classe » dans Enfants. Sinon, ajoutez-le à cet endroit avec « Ajouter un enfant ».
• Même enfant qu’à la ligne 12 : supprimez la ligne en trop.

Invitations et code d’inscription

Chaque courriel de tuteur reçoit une seule invitation pour tous les enfants de la famille. Les invitations expirent après 7 jours : importez de nouveau le même fichier pour en envoyer de nouvelles aux tuteurs qui ne se sont pas encore inscrits.

Pas de courriels ? Partagez plutôt votre code d’inscription ou imprimez la lettre aux familles : les familles s’associent elles-mêmes à leurs enfants quand elles s’inscrivent. Consultez Configurer votre école et les paiements.