Conditions d’utilisation pour les écoles et les vendeurs

À qui s’adressent ces conditions

Ces conditions sont une entente entre Meiko Technologies Ltd. (« Luncheezy », « nous ») et l’école, le centre de services scolaire ou conseil scolaire, le comité de parents ou l’autre organisation qui gère un programme de repas dans Luncheezy (« vous »). La personne qui les accepte confirme qu’elle en a le droit pour cette organisation. Le personnel et les bénévoles que vous invitez utilisent Luncheezy selon ces conditions.

L’entente de traitement des données fait partie de ces conditions. Les familles ont leurs propres conditions d’utilisation pour les familles, et les traiteurs, les conditions des traiteurs.

Le compte de votre école

• Les personnes qui peuvent modifier les coordonnées bancaires ou la facturation de l’école, comme les administrateurs et les trésoriers, utilisent la vérification en deux étapes, avec une application d’authentification ou une clé d’accès.
• Vous décidez qui a accès et avec quel rôle, vous tenez votre liste du personnel à jour, et vous retirez l’accès des personnes qui partent. Vous êtes responsable de ce qui se passe dans les comptes de votre école.
• Tenez à jour les renseignements de votre école, y compris sa dénomination sociale, son adresse postale et son responsable de la protection des renseignements personnels.
• Gardez au moins un administrateur joignable : nous envoyons à vos administrateurs, par courriel, les avis concernant votre compte, votre forfait et ces conditions.

Vérification des nouvelles écoles

Lorsqu’une école s’inscrit elle-même, Luncheezy vérifie qu’elle existe vraiment, habituellement en un jour ouvrable. D’ici là, jusqu’à 10 familles peuvent se joindre avec le code de l’école, au plus 10 invitations du personnel peuvent être en attente, les importations de listes de classes ne peuvent pas envoyer d’invitations, les paiements par carte sont désactivés et les forfaits payants ne peuvent pas être achetés; les familles ne peuvent donc pas encore payer de nouveaux repas. Une même personne peut avoir au plus 2 écoles en attente de vérification. Nous pouvons refuser ou suspendre une école que nous ne pouvons pas vérifier. Les écoles que nous créons nous-mêmes sont vérifiées dès le départ.

Gérer votre programme de repas

• Vous choisissez vos menus, vos prix, vos dates limites de commande, toute période de commande tardive et ses frais, votre politique d’absence et son échéance, si les familles peuvent payer en argent comptant, par chèque ou par virement, et si les enfants peuvent commander eux-mêmes.
• Les prix sont tout compris : ce que les familles voient est ce qu’elles paient. N’ajoutez pas de frais aux prix que vous fixez dans Luncheezy.
• Vous choisissez qui vend chaque repas : votre école, votre comité de parents ou un traiteur que vous invitez. Chaque vendeur configure son propre compte de paiement.
• Inscrivez l’argent comptant, les chèques et les virements avec exactitude et sans tarder, pour que les soldes des familles restent justes.

Paiements par Stripe

• Chaque vendeur a son propre compte Stripe et est le commerçant officiel de ses repas : son nom figure sur les reçus et les relevés de carte des familles. Luncheezy ne détient jamais l’argent des repas.
• Stripe vérifie chaque vendeur et lui verse les sommes dans son compte bancaire. Lors de la configuration, le vendeur accepte les conditions de Stripe (l’Entente de compte connecté Stripe, qui inclut l’Entente de services Stripe). Stripe prélève ses frais de traitement des cartes dans le compte du vendeur.
• Un comité de parents qui n’est pas constitué en personne morale configure son compte au nom d’un bénévole. Nous recommandons deux administrateurs, et un nouveau compte lorsque le trésorier change.
• Les remboursements passent par Luncheezy, pas par le tableau de bord Stripe, pour que le solde de chaque famille reste juste.
• Les litiges sur les paiements par carte arrivent dans le compte Stripe du vendeur. Luncheezy prépare les preuves (jamais de renseignements sur les allergies) et le vendeur décide de les soumettre ou non. Si un litige est perdu, le vendeur assume le montant et les frais de litige de Stripe, et nous remboursons nos frais sur ces repas.
• Le vendeur est responsable des taxes sur ses repas et choisit dans Luncheezy comment elles sont traitées.

Forfaits et frais

• Départ (le forfait par défaut, sans frais mensuels) : 25 ¢ par repas d’enfant payé (le repas d’un enfant, d’un vendeur, à une date), ou 10 % de ce que la famille a payé par carte si c’est moins. Aucuns frais sur la partie payée avec du crédit ou de l’aide aux repas, ni sur l’argent comptant, les chèques et les virements. Les frais sont prélevés sur chaque paiement par carte ; ils ne s’ajoutent jamais au prix payé par la famille. Le forfait Départ comprend 1 vendeur, et les familles paient par carte : accepter l’argent comptant, les chèques ou les virements pour de nouveaux repas demande le forfait École ou Illimité.
• École : 39 $ par mois, facturé de septembre à juin, ou 349 $ par année scolaire. Il comprend 8 jours de repas par mois (80 par année avec le forfait annuel), puis 4 $ par jour de repas supplémentaire, facturés à la fin du mois ; les commandes ne sont jamais bloquées. Un jour de repas est une date où au moins un repas est payé. Jusqu’à 2 vendeurs, et aucuns frais par repas aux dates couvertes.
• Illimité : 89 $ par mois ou 799 $ par année scolaire, avec jours de repas et vendeurs illimités, et soutien prioritaire.
• Un forfait École ou Illimité couvre tous les vendeurs de votre école, y compris les traiteurs. Si un forfait commence alors que des frais du forfait Départ ont déjà été prélevés pour des dates qu’il couvre, nous remboursons ces frais au vendeur.
• Les prix sont en dollars canadiens, taxes en sus. Les taxes applicables s’ajoutent à nos factures, et aux frais par repas lorsque nous serons inscrits pour les percevoir. Chaque vendeur reçoit un relevé mensuel de nos frais.

Abonnements et facturation

• Les administrateurs et les trésoriers achètent et modifient les forfaits sur la page Facturation, par carte, ou sur facture pour les organismes scolaires.
• Les forfaits mensuels sont suspendus en juillet et en août, sauf si vous les gardez actifs pour un programme d’été ; les repas de ces mois-là relèvent du forfait Départ. Un forfait annuel commencé en cours d’année scolaire est facturé pour les mois qui restent jusqu’en juin.
• Les mises à niveau prennent effet immédiatement, au prorata. Les passages à un forfait inférieur et les annulations prennent effet à la fin de la période payée. Les forfaits annuels ne sont pas remboursés, sauf selon notre entente de traitement des données.
• Si un paiement par carte échoue, votre forfait continue de fonctionner pendant 14 jours, le temps que Stripe réessaie, et vos administrateurs en sont avisés. Ensuite, l’abonnement prend fin, la facture impayée est annulée et votre école revient au forfait Départ. Les factures sont payables dans les 45 jours ; une facture impayée ramène votre école au forfait Départ 30 jours après son échéance. Les repas ne s’arrêtent jamais à cause du paiement d’un forfait.
• Un essai du forfait École, lorsque nous en offrons un, dure 30 jours et se termine avec le forfait Départ, sauf si vous choisissez de garder École.
• Nous pouvons modifier nos prix. Un nouveau prix ne s’applique jamais à un forfait que vous avez déjà sans que nous en avisions vos administrateurs au moins 30 jours à l’avance, et vous pouvez annuler ou choisir un forfait inférieur avant qu’il s’applique.

Annulations, crédits et remboursements

• Les familles qui annulent avant la date limite choisissent un crédit complet ou un remboursement sur leur carte moins les frais de traitement (la part des frais de carte de Stripe et les frais de Luncheezy sur ces repas), comme le décrivent les conditions des familles. Vous choisissez l’option présélectionnée.
• Lorsque vous annulez un repas, les familles récupèrent toujours le montant complet, y compris les frais de commande tardive, en crédit ou en remboursement : c’est vous qui choisissez. Avec un remboursement, les frais de Stripe restent à la charge du vendeur et nous remboursons nos frais ; avec un crédit, nos frais restent payés.
• Les crédits n’expirent jamais. Le crédit d’une famille est un solde que le vendeur lui doit, et il reste auprès du vendeur à votre école.
• Pour qu’un vendeur cesse de vendre à votre école, aucun repas ne doit être à venir. Le crédit des familles qui provient d’un paiement par carte est alors remboursé en entier sur leur carte, automatiquement ; le vendeur rend lui-même l’autre crédit, et Luncheezy indique à votre personnel des finances qui doit recevoir quoi.

Allergies et salubrité des aliments

Tenez exacts et complets les renseignements sur les allergènes de chaque plat : indiquez tout ce qu’il contient ou peut contenir, et corrigez-les dès qu’ils changent. Les familles qui ont commandé sont avisées d’un changement et peuvent annuler pour le montant complet. Luncheezy vérifie les commandes seulement par rapport à ce que vous et les familles inscrivez : un plat qui contient un aliment auquel un enfant est gravement allergique est bloqué, les autres conflits exigent la confirmation d’un parent, et votre personnel ne peut pas confirmer à la place d’un parent. Les enfants qui commandent eux-mêmes ne voient que les aliments sans danger pour eux.

Vous et votre vendeur êtes responsables des aliments : leurs ingrédients, leur étiquetage, leur préparation, leur conservation et leur service. Les vérifications de Luncheezy aident, mais ne peuvent pas garantir qu’un plat est exempt d’un allergène. Vérifiez les allergies avant de remettre chaque repas, et suivez toujours le plan de gestion des allergies de votre école.

Vos autres responsabilités

• Nommez un responsable de la protection des renseignements personnels pour votre programme : les familles voient ses coordonnées dans l’application.
• Informez les familles de votre programme de repas et de l’utilisation de leurs renseignements ; l’application leur montre un avis et notre politique de confidentialité lorsqu’elles se joignent.
• N’importez des listes de classes et n’ajoutez des enfants que si vous en avez le droit, et tenez-les à jour.
• Protégez ce que vous exportez de Luncheezy (listes de classes, étiquettes, listes d’allergies), ne le communiquez qu’aux personnes qui en ont besoin, et détruisez les copies imprimées de façon sûre.
• Respectez les lois qui s’appliquent à votre programme, notamment en matière de salubrité des aliments, de protection du consommateur, de taxes et de protection des renseignements personnels.

Renseignements personnels

Vous décidez de ce que votre programme doit savoir sur les familles et les enfants, et pourquoi. Nous traitons ces renseignements en votre nom, seulement pour faire fonctionner votre programme, selon l’entente de traitement des données, qui fait partie de ces conditions. Nos fournisseurs de services figurent dans la liste des sous-traitants, et notre politique de confidentialité décrit ce que nous traitons pour nos propres besoins.

Utilisation acceptable

• Utilisez Luncheezy seulement pour gérer des programmes de repas scolaires.
• Ne créez pas une école ou un comité de parents que vous n’avez pas le droit de représenter, et ne recueillez pas de renseignements ou de paiements au nom d’une autre organisation.
• Ne téléversez rien d’illégal ou de nuisible, n’envoyez pas aux familles de messages sans lien avec votre programme, et n’utilisez pas leurs renseignements à d’autres fins.
• N’essayez pas d’accéder à des renseignements que votre rôle ne permet pas, de tester ou de perturber le service, ni de le copier, sans notre permission écrite.

Suspension de l’accès

Nous pouvons suspendre un accès qui enfreint ces conditions, met en danger des enfants ou des familles, ou semble frauduleux. Nous en donnons la raison à vos administrateurs et vous laissons d’abord la possibilité de régler le problème, sauf en cas de risque urgent. Pendant qu’une école est suspendue, les familles ne peuvent pas commander ; les repas déjà payés sont soit servis, soit annulés avec remise du montant complet.

Quitter Luncheezy

Vous pouvez cesser d’utiliser Luncheezy en tout temps : écrivez à [email protected]. Avant de fermer le compte de votre école, nous réglons avec vous les repas à venir et les crédits des familles. Nous pouvons cesser de fournir le service à votre organisation avec un préavis d’au moins 90 jours, ou plus tôt si vous enfreignez gravement ces conditions et n’y remédiez pas après que nous vous en avons avisé.

Vos renseignements à votre départ

• Quand le compte de votre école ferme, les commandes s’arrêtent et votre personnel et vos familles en sont avisés.
• Pendant 90 jours, vos administrateurs peuvent encore se connecter pour exporter les renseignements de votre école : rapports, listes de classes, ventes et versements.
• Après ces 90 jours, nous supprimons les renseignements personnels de votre école ou les rendons anonymes, comme le décrit l’entente de traitement des données.
• Nous conservons les registres financiers (commandes, paiements, remboursements, crédits, factures et relevés de frais) pendant 7 ans, comme l’exige la loi fiscale. Les renseignements supprimés disparaissent de nos sauvegardes dans un délai de 35 jours.

Garanties et responsabilité

Nous fournissons Luncheezy avec un soin et une compétence raisonnables, et comme le décrivent ces conditions. Nous ne promettons pas qu’il sera toujours disponible ou sans erreur, et nous ne faisons aucune autre promesse à son sujet, dans la mesure permise par la loi.

Aucune des parties n’est responsable envers l’autre des pertes indirectes, comme la perte de profits ou d’occasions. Notre responsabilité totale envers vous pour toutes les réclamations sur une période de 12 mois est limitée au plus élevé des montants suivants : les frais que vous nous avez payés pendant ces 12 mois, ou 500 $ CA. Ces limites ne s’appliquent pas aux pertes causées par une faute lourde ou intentionnelle, aux remboursements que nous vous devons, ni lorsque la loi ne les permet pas.

Vous êtes responsable des réclamations qui découlent de vos aliments, de vos menus et de vos renseignements sur les allergènes, et de ce que vous téléversez ; nous sommes responsables des réclamations selon lesquelles Luncheezy lui-même porte atteinte aux droits d’autrui, chacun dans la mesure permise par la loi qui s’applique à lui. Aucune des parties n’est responsable des retards causés par des événements indépendants de sa volonté.

Droit applicable et différends

Ces conditions sont régies par les lois de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, et les tribunaux de la Colombie-Britannique tranchent tout différend, sauf si une loi qui s’applique à votre organisation en dispose autrement. Avant de vous adresser aux tribunaux, écrivez-nous : nous tenterons de bonne foi de régler le problème dans les 30 jours.

Modifications de ces conditions

La version et la date en haut de cette page indiquent quelles conditions s’appliquent. Si nous les modifions de façon importante, nous en avisons vos administrateurs par courriel au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur du changement, et un administrateur accepte la nouvelle version dans l’application. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez partir avant son entrée en vigueur. Nous pouvons faire sans préavis de petits changements sans importance (une coquille ou notre adresse, par exemple).

Dispositions générales

Ces conditions, l’entente de traitement des données et les prix de notre page de tarifs forment l’entente complète entre nous au sujet de Luncheezy. Si une partie ne peut pas être appliquée, le reste s’applique quand même. Nous pouvons céder cette entente à une entreprise qui reprend Luncheezy, et nous vous en aviserons. Les versions française et anglaise ont la même valeur ; au Québec, elles sont présentées d’abord en français.

Nous joindre

Questions sur ces conditions : [email protected]. Aide avec votre compte : [email protected]. Vie privée : [email protected]. Par la poste : Meiko Technologies Ltd., 4648 Lakelse Avenue, Terrace, BC V8G 1R2, Canada.