Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Meiko Technologies Ltd. (« Luncheezy », « nous ») exploite Luncheezy, un service en ligne que les écoles, les comités de parents et les traiteurs du Canada utilisent pour gérer des programmes de repas scolaires. Notre adresse : 4648 Lakelse Avenue, Terrace, BC V8G 1R2, Canada.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la protection des renseignements personnels et à l’application de cette politique. Vous pouvez le joindre à [email protected], ou par la poste à l’adresse ci-dessus.

Ce que couvre cette politique

Cette politique couvre notre site Web (luncheezy.ca), l’application Luncheezy, ainsi que les courriels et les textos que nous envoyons. Elle explique ce que nous recueillons, pourquoi, qui peut le voir, où c’est conservé, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.

Nos deux rôles

• Pour les écoles, les comités de parents, les centres de services scolaires et conseils scolaires, et les traiteurs qui utilisent Luncheezy, nous sommes un fournisseur de services. Ils décident de ce dont leur programme de repas a besoin, et nous conservons et utilisons les renseignements inscrits pour ce programme (enfants, commandes des familles, listes de classes, allergies, registres du jour du repas) seulement en leur nom, selon notre entente de traitement des données. Chaque école a son propre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont affichées dans l’application.
• Pour nos propres besoins, c’est nous qui sommes responsables des renseignements : votre compte et votre façon de vous connecter, les registres de sécurité, la facturation des forfaits des écoles, les demandes envoyées par notre site, les messages à notre équipe de soutien et les conditions que vous acceptez.

Nous respectons les lois sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent à nous : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi de la Colombie-Britannique sur la protection des renseignements personnels (Personal Information Protection Act) et, pour les personnes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25.

Ce que nous recueillons

Parents et tuteurs

Votre nom, votre adresse courriel, votre langue et, si vous choisissez de vous connecter par texto, votre numéro de cellulaire. Les écoles dont vous faites partie, vos enfants et votre lien avec eux, et les coparents que vous invitez. Vos commandes, vos paiements (le montant, le type de carte et ses 4 derniers chiffres ; Stripe conserve la carte elle-même), vos crédits et vos remboursements. Vos choix de courriels et de notifications push, les appareils pour lesquels vous avez activé les notifications push (le navigateur et le système, et les dates), ainsi que les consentements et les conditions que vous avez acceptés, avec la langue dans laquelle vous les avez lus.

Enfants

Prénom et nom, prénom d’usage, école, année et classe, un numéro d’élève si l’école en importe un, et si l’enfant fréquente toujours l’école. Allergies, régimes, un indicateur d’auto-injecteur d’épinéphrine (EpiPen) et des notes, seulement avec le consentement exprès d’un parent ou lorsque l’école les inscrit avec un motif. Ses repas et le moment où chacun a été remis. Un nom d’utilisateur et un NIP si un parent active la connexion de l’enfant (le NIP n’est conservé que sous une forme illisible), et toute limite de dépenses. Le fait que l’enfant reçoive de l’aide pour le coût des repas, que seul le personnel des finances de l’école voit. Les notes que le personnel de l’école ajoute au sujet des repas d’un enfant. Nous ne demandons jamais la date de naissance ni la photo d’un enfant.

Personnel et bénévoles des écoles

Nom, adresse courriel ou numéro de cellulaire, rôle, les classes et les repas auxquels vous participez, et un registre des modifications que vous faites.

Écoles et traiteurs

Le nom de l’organisation, sa dénomination sociale, son adresse, ses coordonnées et son responsable de la protection des renseignements personnels, les personnes qui travaillent dans son compte, son forfait, ses factures et sa personne-ressource pour la facturation, ainsi que l’état de son compte Stripe (Stripe recueille lui-même les renseignements d’identité et bancaires).

Visiteurs du site

Ce que vous inscrivez dans les formulaires de démo, de contact et d’inscription (par exemple votre nom, votre courriel, votre organisation, votre rôle, votre province, le nombre d’élèves, le sujet et votre message), la page d’où vous l’avez envoyé, les étiquettes de campagne du lien que vous avez suivi, et si vous avez demandé à recevoir les nouvelles du produit. Nous utilisons votre adresse IP seulement pour empêcher les abus des formulaires, et ne la conservons pas avec votre demande.

Toute personne qui se connecte

Registres de connexion : quand et comment vous vous êtes connecté, votre adresse IP, ainsi que le type de navigateur et d’appareil. Les messages que vous envoyez à nos adresses de soutien, de contact ou de protection des renseignements personnels.

Pourquoi nous les utilisons

• Pour faire fonctionner les programmes de repas : menus, commandes, paiements, crédits, remboursements, reçus, étiquettes, listes de classes et listes du jour du repas.
• Pour vérifier chaque commande par rapport aux allergies et aux régimes d’un enfant.
• Pour envoyer les courriels et les textos dont le service a besoin : codes de connexion, reçus, rappels et avis. Les codes de connexion sont les seuls textos que nous envoyons. Vous choisissez les courriels de menus et de rappels que vous recevez.
• Pour protéger les comptes et les paiements, prévenir la fraude et les abus, et enquêter sur les problèmes.
• Pour facturer aux écoles leur forfait Luncheezy, et pour respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.
• Pour répondre à vos questions et à vos demandes. Nous envoyons les nouvelles du produit seulement aux personnes qui les demandent.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, n’affichons pas de publicité, ne créons pas de profils à des fins de marketing et n’utilisons aucun renseignement pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Nous n’utilisons jamais les renseignements des enfants à des fins de marketing. Si nous voulions un jour utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin, nous vous demanderions d’abord votre consentement, sauf si la loi permet de s’en passer.

Le consentement et la loi

• Lorsque vous rejoignez une école ou acceptez une invitation, on vous dit ce qui est recueilli et pourquoi, et vous y consentez. Un parent consent pour ses enfants.
• Les allergies et les régimes sont des renseignements de santé. Un parent donne son consentement exprès, pour chaque école, avant de les ajouter.
• Certaines utilisations sont nécessaires pour fournir ce que vous avez demandé, comme traiter une commande ou envoyer un reçu, ou sont exigées par la loi, comme conserver les registres fiscaux ou répondre à une ordonnance d’un tribunal.
• Pour les renseignements dont une école est responsable, c’est l’école qui doit avoir une raison valable de les recueillir et en informer les familles ; nous les traitons en son nom.

Vous pouvez retirer un consentement en tout temps, comme l’explique la section « Vos droits » plus bas. Certaines choses cessent alors de fonctionner : par exemple, sans renseignements sur les allergies, Luncheezy ne peut pas vérifier les plats par rapport aux allergies de votre enfant.

Allergies et régimes

Les allergies et les régimes sont des renseignements de santé : nous les traitons avec un soin particulier. Un parent donne son consentement exprès, pour chaque école, avant de les ajouter, et peut le retirer dans l’application (Compte, Confidentialité). Les renseignements qui reposaient seulement sur ce consentement sont alors supprimés, et les enseignants et les autres tuteurs de l’enfant en sont avisés. Le personnel de l’école peut aussi inscrire ces renseignements, avec un motif ; ils sont alors indiqués comme inscrits par l’école.

Ces renseignements ne s’affichent que dans l’application, aux personnes dont le rôle l’exige. Ils ne figurent jamais dans les courriels, les textos, les journaux ou les liens, et ne quittent jamais le Canada.

Qui peut voir quoi

• Les parents et les tuteurs voient les renseignements de leur propre famille. Les coparents voient les enfants qu’ils ont en commun.
• Les administrateurs et les gestionnaires de l’école voient ce qu’il leur faut pour gérer le programme, y compris les notes sur les allergies.
• Les enseignants voient les enfants de leurs propres classes, avec leurs allergies et leurs régimes, et le nom (pas les coordonnées) de leurs parents.
• Le personnel de cuisine et les bénévoles voient un prénom et l’initiale du nom, la classe, les codes d’allergies et leur gravité et l’indicateur EpiPen, pour les repas qu’ils servent ; les bénévoles seulement de la veille au lendemain. Jamais les notes ni l’argent.
• Les traiteurs voient un prénom et l’initiale du nom, ou seulement un code d’étiquette si l’école le choisit, avec la classe et les codes d’allergies et leur gravité, pour les repas de 7 jours avant à 14 jours après. Ils ne voient jamais les noms de famille, les notes sur les allergies ni les coordonnées des parents, et chaque fois qu’ils ouvrent le nom des enfants, c’est inscrit dans le journal d’audit de l’école.
• L’aide qu’une famille reçoit pour le coût des repas n’est visible que par le personnel des finances de l’école.
• Les enfants qui se connectent voient seulement leurs propres repas et les aliments sans danger pour eux.
• L’équipe de soutien de Luncheezy peut consulter un compte pour vous aider. Seuls quelques membres expérimentés de notre personnel peuvent agir sur un compte ou voir Luncheezy comme vous le voyez, en lecture seule et avec un motif, et chacun de ces accès est enregistré.

Nous communiquons des renseignements personnels à l’extérieur de Luncheezy seulement aux fournisseurs de services ci-dessous, ou lorsque la loi l’exige, par exemple en cas d’ordonnance d’un tribunal. Si nous vendions ou fusionnions un jour notre entreprise, l’acheteur devrait protéger vos renseignements comme le promet cette politique, et nous vous en aviserions d’abord.

Où vos renseignements sont conservés

Luncheezy fonctionne sur des serveurs que nous exploitons nous-mêmes, au Canada. Les fichiers et les sauvegardes sont conservés chez Backblaze, à Toronto. Ces fournisseurs de services traitent certains renseignements à l’extérieur du Canada :

• Stripe, pour les paiements : l’adresse courriel du payeur, ce qui a été acheté (jamais le nom d’un enfant) et les données de carte que vous saisissez dans le formulaire de Stripe ; lors d’un litige, le nom du payeur, et le prénom et l’initiale du nom d’un enfant seulement si l’école choisit de les ajouter. Aux États-Unis et dans d’autres pays.
• MailerSend, pour les courriels : votre adresse courriel et le contenu de chaque courriel (jamais de renseignements sur les allergies). Dans l’Union européenne.
• Plivo, pour les codes de connexion et de confirmation par texto : votre numéro de cellulaire, et le code que Plivo crée et vérifie pour nous. Aux États-Unis.
• Le service push de votre appareil (Apple, Google, Mozilla ou Microsoft, selon votre navigateur), seulement si vous activez les notifications push : l’adresse que votre navigateur nous donne pour votre appareil, et chaque notification, chiffrée pour que le service ne puisse pas la lire. Les notifications ne contiennent jamais de renseignements sur les allergies. Aux États-Unis et dans d’autres pays.

Chaque fournisseur ne reçoit que ce dont son travail a besoin, selon un contrat qui l’oblige à protéger ces renseignements. Les renseignements traités dans un autre pays sont soumis aux lois de ce pays, et ses tribunaux et ses autorités pourraient y avoir accès. La liste des sous-traitants donne les détails, et nous la mettons à jour avant d’ajouter qui que ce soit.

Combien de temps nous les conservons

• Votre compte : tant que vous l’utilisez. Si vous le supprimez, il est effacé après un délai de grâce de 30 jours.
• Les enfants : tant qu’ils fréquentent l’école. Douze mois après le départ d’un enfant, son nom est remplacé par un code, et ses allergies, sa connexion et ses renseignements de classe sont supprimés.
• Les allergies et les régimes : jusqu’à ce qu’un parent les retire ou retire son consentement, ou que les renseignements de l’enfant soient rendus anonymes.
• Les commandes, les paiements, les remboursements et les crédits : 7 ans, comme l’exige la loi fiscale, sans le nom d’un compte supprimé.
• Le journal d’audit : 2 ans, ou 7 ans pour les entrées qui touchent l’argent.
• Les codes de connexion : supprimés un jour après leur expiration (ils ne fonctionnent que 10 minutes). Les sessions de connexion : supprimées 90 jours après leur fin. Les adresses IP sont conservées au complet pendant 30 jours, puis raccourcies pour ne plus désigner un appareil.
• Les appareils qui reçoivent les notifications push : jusqu’à ce que vous désactiviez les notifications, retiriez l’appareil ou vous y déconnectiez, et au plus 60 jours après qu’une notification l’a atteint pour la dernière fois.
• Les rapports exportés par le personnel : les liens de téléchargement durent 24 heures, et les fichiers sont supprimés après 30 jours. Les courriels en attente d’envoi : supprimés un jour après leur envoi.
• La liste du jour du repas sur l’appareil d’un bénévole : supprimée 2 jours après le repas, ou à la déconnexion.
• Les demandes envoyées par le site : supprimées après 24 mois si elles ne mènent pas à un compte (les pourriels après 30 jours). Si vous avez demandé à recevoir les nouvelles du produit, nous conservons la preuve de votre consentement jusqu’à ce que vous le retiriez.
• Quand une école quitte Luncheezy : son personnel peut exporter ses renseignements pendant 90 jours ; ensuite, ses renseignements personnels sont supprimés ou rendus anonymes, sauf les registres financiers ci-dessus.
• Les preuves des consentements et des conditions que vous avez acceptés : conservées comme preuve, même après la suppression de votre compte. Notre registre des incidents de confidentialité : 5 ans.
• Les journaux de nos serveurs (qui ne contiennent jamais de codes de connexion, de NIP, d’adresses courriel ni de renseignements sur les allergies) : 30 jours. Les sauvegardes : les renseignements supprimés en disparaissent dans un délai de 35 jours.

Vos droits

• Consulter et télécharger vos renseignements : dans l’application, Compte, Vos données vous remet un fichier contenant votre compte, vos enfants et leurs allergies, vos commandes et vos crédits, et vos consentements, dans un format courant que vous pouvez utiliser ailleurs.
• Les corriger : modifiez vos coordonnées, vos enfants et leurs allergies dans l’application, ou demandez-le à votre école ou à nous.
• Supprimer votre compte : dans l’application, Compte. Vous avez 30 jours pour changer d’idée, et nous vous envoyons par courriel un lien pour annuler. Nous ne pouvons pas le supprimer tant que vous êtes le dernier administrateur d’une école, que vous devez un solde, que vous avez des repas à venir (vous pouvez les annuler) ou que vous avez un crédit provenant d’un paiement par carte (utilisez-le d’abord, ou demandez au vendeur de le régler avec vous). Votre nom est ensuite retiré des registres que nous devons conserver.
• Quitter une école : cela met fin à votre lien avec cette école et ses repas, avec les mêmes vérifications.
• Retirer un consentement : pour les allergies dans Compte, Confidentialité ; pour les courriels de menus et de rappels dans vos paramètres d’avis ou avec le lien de chaque courriel ; pour les notifications push dans vos paramètres d’avis, où vous pouvez aussi retirer un appareil ; pour les nouvelles du produit en nous écrivant.
• Poser des questions sur une décision automatisée (voir plus bas) et savoir comment vos renseignements sont utilisés.

Pour toute autre demande, ou si vous le préférez, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours, sans frais, et pourrions vous demander de confirmer votre identité. Si votre demande porte sur des renseignements dont votre école est responsable, nous aidons l’école à y répondre ou la transmettons à son responsable de la protection des renseignements personnels.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique ou, au Québec, de la Commission d’accès à l’information.

Décisions automatisées

Quelques décisions sont prises automatiquement dans Luncheezy. Chacune indique sa raison au moment où elle s’applique, et une personne peut la réviser :

• Vérification des allergies : un plat qui contient un aliment auquel un enfant est gravement allergique (ou une allergie dont la gravité n’est pas encore indiquée) est bloqué ; les autres conflits demandent la confirmation d’un parent. Les enfants qui commandent eux-mêmes ne voient que les aliments sans danger pour eux. Cette décision utilise les renseignements sur les allergies de l’enfant et la liste d’allergènes du plat. S’il y a une erreur, mettez à jour les renseignements de l’enfant, ou demandez à l’école de réviser le plat.
• Soldes impayés : si un paiement par carte est annulé à la suite d’un litige perdu, ou si un paiement en argent comptant ou par chèque est en retard, les nouvelles commandes auprès de ce vendeur sont suspendues jusqu’au règlement du solde. Demandez au vendeur (l’école ou le traiteur) de réviser la situation.
• Nouvelles écoles : une école qui s’inscrit elle-même a des limites (par exemple, les paiements par carte sont désactivés) jusqu’à ce que Luncheezy vérifie qu’elle existe vraiment. Notre équipe examine chaque nouvelle école ; écrivez à [email protected].
• Formulaires du site : les demandes qui semblent automatisées sont mises de côté ou ignorées. Si vous n’avez pas eu de réponse, écrivez à [email protected].

Vous pouvez nous demander quels renseignements une décision a utilisés et ses principales raisons, et demander qu’une personne la révise : [email protected].

Comment nous les protégeons

• Connexion sans mot de passe : codes à usage unique et clés d’accès. Les personnes qui peuvent modifier les coordonnées bancaires ou la facturation d’une école, les propriétaires de traiteurs et tout le personnel de Luncheezy utilisent aussi la vérification en deux étapes, avec une application d’authentification ou une clé d’accès.
• Les connexions sont chiffrées (HTTPS).
• Les renseignements de chaque école sont séparés par la base de données elle-même, et chaque rôle ne voit que ce dont il a besoin.
• Les secrets des applications d’authentification sont chiffrés, et les NIP des enfants ne sont conservés que sous une forme illisible. Les tentatives répétées avec un mauvais code ou NIP sont bloquées.
• Les données de carte sont traitées uniquement par Stripe.
• Les photos sont dépouillées de leurs données de localisation, et les fichiers ne sont servis que par des liens qui expirent.
• Un journal d’audit non modifiable enregistre les modifications touchant les enfants, les allergies, les rôles et l’argent, ainsi que chaque consultation d’un compte par notre personnel.
• Les codes de connexion, les NIP, les jetons, les adresses courriel et les renseignements sur les allergies ne figurent jamais dans nos journaux.

Aucun système n’est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour vous, nous vous en avisons, ainsi que les autorités de protection des renseignements personnels, comme l’exige la loi, et nous inscrivons chaque incident dans notre registre.

Témoins et navigateur

Ce site ne dépose aucun témoin (cookie) et ne charge rien provenant d’autres entreprises. Il retient seulement deux petites choses dans votre navigateur : que vous avez fermé la suggestion de langue et, pendant votre visite, les étiquettes de campagne du lien que vous avez suivi, pour qu’une demande de démo puisse les inclure.

L’application n’utilise que les témoins dont elle a besoin : pour vous garder connecté (jusqu’à 90 jours sur l’appareil d’un parent, moins pour le personnel), pour reconnaître un appareil qu’un parent ou l’école a configuré pour la connexion des enfants, et pour retenir si le menu latéral est ouvert. Elle garde aussi dans votre navigateur votre thème, votre langue et votre dernier espace de travail. Un appareil utilisé le jour du repas garde sa liste de repas pendant 2 jours, et une copie de votre session (sans votre adresse courriel ni votre numéro de téléphone) pendant 3 jours, pour fonctionner hors ligne.

Sur les pages où vous payez ou configurez les paiements, les formulaires de Stripe se chargent depuis Stripe et utilisent les témoins de Stripe pour prévenir la fraude, selon la politique de confidentialité de Stripe.

Il n’y a aucun témoin de mesure d’audience, de publicité ou de pistage, et nos courriels ne contiennent aucun pixel espion. Si nous ajoutons un jour une mesure d’audience au site, elle sera sans témoins, hébergée au Canada et indiquée ici d’abord.

Enfants

Les enfants ne créent pas leur propre compte : un parent ou l’école les ajoute, et un parent consent pour eux. Un parent décide si un enfant peut se connecter pour choisir ses repas, si l’école le permet. Les enfants ne voient que leurs propres repas et les aliments sans danger pour eux, ne peuvent pas passer outre à une vérification d’allergies et ne voient jamais de publicité. Nous ne faisons jamais de marketing auprès des enfants et ne créons jamais de profils à leur sujet.

Rien sur les enfants ni sur quiconque n’est publié : l’application est privée et n’apparaît pas dans les moteurs de recherche.

Modifications de cette politique

La version et la date en haut de cette page indiquent quelle politique s’applique. Si nous la modifions de façon importante, nous en avisons les titulaires de compte par courriel avant l’entrée en vigueur du changement et affichons un avis dans l’application. Les versions précédentes sont offertes sur demande.

Nous joindre

Questions, demandes ou plaintes au sujet de vos renseignements personnels : [email protected], ou par la poste à 4648 Lakelse Avenue, Terrace, BC V8G 1R2, Canada, à l’attention de notre responsable de la protection des renseignements personnels.